Archivage d'emails : apprendre à gérer sauvegardes et anciens emails

Par Jim Reinert

Le courrier électronique est devenu un élément vital de l'entreprise. Plus que tout autre moyen de communication ou outil professionnel, les entreprises s'appuient sur les messages électroniques (souvent stockés sur un serveur Microsoft Exchange) pour gérer quasiment tous les aspects de leurs activités, notamment les simples communications internes, la prospection commerciale vitale des clients, la facturation et la prise de décisions cruciales. Sans le courrier électronique, une entreprise ne pourrait pas survivre, tout comme elle ne pourrait pas survivre sans téléphone ni électricité. Non seulement il augmente l'efficacité des employés et de l'entreprise, mais il s'agit également du moyen de communication le plus rentable. Dans l'environnement professionnel d'aujourd'hui, la récupération des e-mails revêt donc une importance cruciale pour l'existence d'une entreprise.

Outre la valeur monétaire des e-mails, il existe différentes exigences réglementaires liées à la récupération des e-mails qui imposent des pratiques de stockage plus efficaces. Plusieurs réglementations nationales et fédérales exigent que les e-mails soient conservés comme un élément à part entière de la conduite des affaires. L'organisme américain de surveillance des aliments et des médicaments (FDA) et la Commission des valeurs mobilières des États-Unis (SEC) ont des règles stipulant quelles informations doivent être stockées et rendues accessibles, par exemple. La loi sur la transférabilité et la responsabilité des assurances de santé (HIPAA) impose diverses réglementations sur la façon dont les informations médicales doivent être stockées. Plus récemment, la loi Sarbanes-Oxley de 2004 exige des entreprises qu'elles certifient avoir des contrôles internes en place garantissant l'exactitude et la véracité des états financiers. Cette exigence inclut les contrôles internes liés au stockage et à la gestion des enregistrements.

Comme le courrier électronique domine l'environnement professionnel d'aujourd'hui, il contient souvent des éléments d'information vitaux qui peuvent aider une entreprise à assurer le suivi d'événements clés, du comportement des employés et des échanges d'informations. En conséquence, les e-mails peuvent également être des documents juridiques valables. À cet égard, ils nécessitent d'être stockés, restaurés et produits en toute sécurité en cas d'enquête ou de procès. Il est impératif que le personnel informatique comprenne et respecte les réglementations pour produire les e-mails en tant qu'enregistrements formels, plutôt que simplement restaurer les e-mails à des fins internes.

L'archivage des emails est devenu une nécessité

Ces exemples démontrent que tous ces "anciens e-mails" ne peuvent plus simplement être supprimés et oubliés. Les messages anciens deviennent de plus en plus importants pour les entreprises, alors que bon nombre d'entre elles se sont vues contraintes ces dernières années de passer en revue leurs bandes de sauvegarde pour récupérer d'anciens e-mails en réponse à une demande du département juridique, du département des ressources humaines ou d'une autre division de l'entreprise. La seule option qui s'offre à ces entreprises est de récupérer les e-mails à partir des bandes de sauvegarde. Si cette opération est possible dans bien des cas, elle est extrêmement difficile pour un certain nombre de raisons, notamment la perturbation des procédures informatiques normales, la nécessité de créer un serveur de récupération à des fins de restauration, le temps passé à chercher le contenu requis et le temps nécessaire au personnel informatique pour accomplir cette tâche.

Tous ces facteurs contribuent à accroître l'importance de la gestion des e-mails dans l'environnement d'entreprise. Les entreprises prennent rapidement conscience de la valeur liée à l'incorporation de systèmes d'archivage du courrier électronique plus sophistiqués, aptes à simplifier le stockage grâce à l'indexation, le stockage et la suppression automatiques des enregistrements conformément aux politiques de l'entreprise, notamment dans les secteurs fortement réglementés telles que la santé ou les services financiers. L'utilisation de nouveaux systèmes d'archivage des messages peut également offrir des avantages supplémentaires, notamment la possibilité de migrer automatiquement le contenu du système de messagerie vers d'autres supports de stockage.

En l'absence de systèmes d'archivage simplifiés, la restauration des e-mails avec Microsoft Exchange peut être une procédure extrêmement difficile et gourmande en ressources. La faute en revient essentiellement à la nécessité de créer ou de gérer un serveur de récupération Exchange pour restaurer les données. Dans de nombreuses situations de récupération, l'administrateur de la boîte aux lettres doit se livrer à la mise en place coûteuse, longue et compliquée d'un serveur de récupération, tâche nécessitant que le courrier soit réimporté séparément dans Exchange ou Outlook. L'opération est encore plus difficile lorsque de multiples jeux de sauvegarde sont impliqués, car chaque sauvegarde doit être restaurée sur un serveur qui reprend les paramètres exacts de sa création. Néanmoins, pour restaurer les e-mails à partir de sauvegardes, il existe un moyen simple qui peut fonctionner immédiatement avec les architectures de sauvegarde les plus populaires.

Ontrack PowerControls, un outil indispensable pour la gestion des emails

Ontrack® PowerControls™, logiciel de récupération de boîtes-aux-lettres, permet de résoudre bon nombre des difficultés associées à la recherche et à la restauration d'archives de courrier électronique avec Exchange, comme précédemment évoqué. PowerControls ne nécessite aucun changement du processus de sauvegarde normal, travaillant de concert avec les procédures de sauvegarde actuelles. Si ces sauvegardes sont modifiées, il s'adapte également. Le logiciel peut lire directement les fichiers EDB, si bien qu'il n'est pas nécessaire de procéder à des sauvegardes détaillées pour restaurer des boîtes aux lettres et messages individuels. La restauration des e-mails est ainsi beaucoup plus pratique, car elle peut être traitée aussi bien au niveau de la base de données intégrale qu'au niveau des messages individuels. PowerControls peut également lire directement les bandes de sauvegarde, quels que soient les paramètres utilisés pour les créer. Cela signifie qu'il n'est pas nécessaire de créer un serveur de récupération, et encore moins plusieurs pour de multiples sauvegardes.

PowerControls intègre une capacité de recherche complète qui manque à Exchange Server. Il vous permet d'effectuer des recherches dans toutes les boîtes aux lettres contenues dans un fichier EDB archivé, plutôt que de procéder boîte par boîte ou de mettre en ligne une ancienne sauvegarde à des fins d'analyse. Le fichier EDB peut faire l'objet de recherches selon différents critères, notamment par mots-clés, objet, date et utilisateurs spécifiques. Les boîtes aux lettres individuelles n'ont pas besoin d'être sauvegardées, car elles peuvent être restaurées directement à partir d'un fichier EDB. PowerControls est simple à installer et à déployer, car il est conçu pour s'exécuter sur un poste de travail Windows et utilise les API de Microsoft Messaging (MAPI) natives pour communiquer avec le serveur Exchange, garantissant un fonctionnement fiable et cohérent du serveur.

Il reste néanmoins un problème qui représente un défi de taille pour les entreprises qui intègrent de nouveaux systèmes d'archivage : la conversion de leur courrier existant dans le nouveau système. Un inconvénient significatif des nouveaux systèmes d'archivage est leur incapacité à intégrer automatiquement l'ancien courrier. Les nouveaux systèmes d'archivage sont formidables pour le courrier créé après leur installation, mais le courrier ancien reste un défi. Comme décrit précédemment, l'accès au courrier existant est extrêmement important, car les demandes de restauration découlant d'impératifs juridiques ou réglementaires peuvent s'appliquer à des e-mails vieux de plusieurs années. Si les restaurations sont effectuées à partir de bandes de sauvegarde anciennes, le processus peut prendre beaucoup de temps et monopoliser de précieuses ressources informatiques. Aussi pénible que soit ce processus, il sera souvent nécessaire de récupérer des messages anciens. Pour les entreprises qui sont dans l'incapacité de produire d'anciens e-mails, les conséquences sont sévères, notamment de lourdes amendes s'élevant à plusieurs millions de dollars.

PowerControls fonctionnera avec les sauvegardes existantes, si bien que les données pourront être restaurées depuis n'importe quelle sauvegarde effectuée avant l'installation de PowerControls. Pour le courrier existant, cela peut être utile à deux niveaux : une entreprise peut simplement laisser son courrier existant sur les bandes créées avec son ancien système d'archivage et utiliser PowerControls pour lire les bandes, ou bien elle peut utiliser PowerControls pour extraire ces données dans le nouveau système à l'aide d'un agent de transfert. La fonctionnalité de ligne de commande de PowerControls permet de réaliser la conversion du courrier existant dans un processus entièrement automatisé. Elle vous permet de regrouper facilement par lots les processus répétitifs tels que les tâches de copie et d'exportation multiples sans lancer l'interface utilisateur de PowerControls.

Une autre fonctionnalité peut faciliter le processus de conversion du courrier existant : la fonctionnalité d'exportation de PowerControls. Celle-ci vous permet d'exporter les e-mails depuis un fichier source PST ou EDB vers un disque réseau ou local cible. Vous pouvez enregistrer les messages exportés sous forme de fichiers Microsoft Outlook (.msg) ou de fichiers texte (.txt). Cette fonctionnalité peut aider les clients qui veulent copier d'anciennes sauvegardes d'e-mails dans un système autre ou non dédié aux e-mails. Vous pouvez exporter à tous les niveaux : fichier EDB, fichier PST, boîte aux lettres, dossier et messages individuels.

Toutes ces fonctionnalités simplifient les problèmes d'archivage des e-mails en faisant de PowerControls l'équivalent d'un moteur de traitement des données. Pour mieux comprendre comment fonctionne PowerControls, il est nécessaire d'analyser son architecture.

La figure 1 illustre son fonctionnement :

• Etape 1 : comme à la normale, le logiciel de sauvegarde effectue une copie de sauvegarde d'une base de données Exchange et crée des jeux de sauvegarde Exchange.

• Etape 2 : l'assistant d'extraction de PowerControls restaure la base de données sur un autre emplacement qui n'est pas un serveur Exchange, comme illustré à l'étape 2.

• Etape 3 : PowerControls peut alors être utilisé pour consulter et effectuer des recherches dans des boîtes aux lettres, messages et pièces jointes individuels, comme illustré à l'étape 3.

• Etape 4 : PowerControls peut restaurer une boîte aux lettres, des messages ou des pièces jointes uniques sur le serveur de production Exchange, ou bien dans un fichier PST nouveau ou existant sur un autre emplacement.

Comme vous pouvez le voir sur le schéma, l'une des fonctionnalités les plus puissantes et utiles de PowerControls est son assistant d'extraction. La plupart des programmes de sauvegarde vous permettent de restaurer les données Exchange uniquement sur le même serveur ou sur un serveur dupliqué à partir duquel elles ont été sauvegardées. Pour sa part, l'assistant d'extraction restaurera les données Exchange sur n'importe quel volume, dossier ou machine de votre choix.

Lorsque l'utilisateur exécute l'assistant d'extraction, il indique d'abord l'emplacement actuel des données. PowerControls recherche les fichiers de données à cet emplacement et affiche tout ce qu'il a trouvé. L'utilisateur choisit les fichiers qu'il veut restaurer, puis indique à l'assistant où il veut que les données soient restaurées. L'assistant commence alors à restaurer les données à l'emplacement défini.

Ontrack PowerControls, un outil à la fois puissant et simple d'utilisation

Il guide l'utilisateur dans le processus de sélection d'une base de données Exchange à restaurer, sur un serveur Exchange ou bien un fichier PST, et de l'emplacement de ce serveur ou fichier.

Si l'utilisateur a besoin de restaurer des boîtes aux lettres ou messages individuels, il peut commencer par ouvrir directement le fichier EDB, puis ouvrir le fichier PST ou le serveur Exchange sur lequel il restaurera les boîtes aux lettres ou messages.

À l'heure où les demandes de restauration d'e-mails deviennent un élément à part entière de la conduite des affaires, il est crucial que les entreprises aient les moyens de mettre à disposition les messages archivés le plus rapidement possible. PowerControls permet d'éviter la complexité et les tracas associés à la mise en place d'un ou plusieurs serveurs de récupération Exchange pour restaurer des bandes, en permettant à l'utilisateur de copier des boîtes aux lettres entières vers un autre emplacement de fichiers PST à des fins de traitement et de revue plus approfondis. Ce processus fait gagner du temps et permet aux entreprises d'améliorer leur conformité et le service aux clients internes.

Jim Reinert est directeur des logiciels et services pour Ontrack Data Recovery depuis avril 2004. À ce titre, il est chargé du développement des activités et de la technologie et de la gestion de la gamme de produits au niveau des logiciels et services de récupération. Travaillant chez Ontrack depuis 1987, Jim a occupé différents postes dans l'entreprise, notamment ingénieur en logiciels, directeur de l'ingénierie et directeur de la technologie.