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4 choses à savoir avant de passer à Office 365

L’utilisation du Cloud est de plus en plus courante parmi les entreprises de toutes formes et de toutes tailles, ce qui permet d’augmenter la productivité, tout en réduisant les coûts d’infrastructure. Par conséquent, Microsoft Office 365 et Exchange Online forment un service commun, par lequel les entreprises peuvent accéder à leurs données professionnelles partout dans le monde, que ce soit à partir d’un poste de travail ou d’un appareil mobile.

On ne peut pas nier qu’il existe un certain nombre d’avantages à migrer vers Office 365, mais il est important d’identifier les risques et examiner les modifications qui pourraient être nécessaires, pour vos activités professionnelles.  Voici 4 points que votre entreprise devrait absolument surveiller, au moment de la transition vers le Cloud ou d’une solution hybride :

Se préparer aux pannes

Une idée fausse au sujet du Cloud, est sa disponibilité à 100%. En effet, au cours des derniers mois, il y a eu deux importantes coupures d’Office 365, une en Décembre 2015 et une Janvier 2016, qui a entrainé une impossibilité de se connecter pour les clients du monde entier. Ces deux perturbations ont empêché de nombreux utilisateurs d’accéder à leurs emails pendant une longue période, ce qui dans certains cas, pourrait avoir un impact sérieux sur la réputation et/ou la capacité de l’entreprise.  Il est sage de considérer que cela pourrait se produire à l’avenir, et de veiller à avoir un processus de basculement, si une interruption du Cloud sur une longue durée se produit.

Nous ne parlons pas d’une trousse de survie avec des stylos de rechange et du papier, mais plutôt d’une alternative éprouvée qui pourrait être adoptée au sein de votre entreprise en cas d’urgence. Cela pourrait être aussi simple que de garder localement des copies de documents importants, afin que votre entreprise puisse encore effectuer des tâches de base ou d’atteindre des objectifs requis.

Méfiez-vous des politiques de conservation

Il vaut mieux prendre un moment pour examiner les changements potentiels en ce qui concerne la conservation d’email. Avec Office 365, Microsoft a introduit une option dans Exchange Online pour étendre la durée de conservation des emails au-delà des 14 jours standards.  Ceci est réalisé grâce à l’utilisation d’une période de conservation personnalisée, qui peut être définie par votre administrateur Office 365, pour les éléments supprimés, et peut être adapté à vos besoins professionnels. Si vous profitez d’un service géré, alors il est bon de vérifier avec votre fournisseur si vous avez la période par défaut appliquée, et si cela nécessite un réglage différent.

Vous pouvez également faire usage de la Politique de Conservation d’Exchange Online pour les dossiers par défauts et la Messagerie de gestion d’archives  dans un but de mise en conformité. Une zone relativement simple à vérifier, qui vous aidera à éviter que des éléments ne se suppriment accidentellement en raison d’une politique erronée qui avait besoin d’une mise à jour.

Sauvegardes, Sauvegardes, Sauvegardes

Ce n’est pas parce que vous avez toutes vos données dans le Cloud, que cela ne signifie pas que vous êtes à l’abri de la perte de données. Les scénarios courants, qui pourraient conduire à la disparition de données, comprennent la corruption de données, des erreurs lors de la synchronisation ou la suppression accidentelle. D’autres raisons pourraient inclure des attaques malveillantes, qu’elles soient externes ou internes. Si un pirate ou un employé mal intentionné supprime des informations importantes de l’entreprise dans le Cloud, par exemple, il peut ne pas être possible d’obtenir une restauration des données si vous ne possédez pas de sauvegarde.

De plus, si vous lisez les petits caractères, les fournisseurs d’accès au Cloud ne sont pas souvent responsables de la récupération des données perdues dans ces scénarios. Il est donc important de sauvegarder vos données présentes sur le Cloud régulièrement afin de protéger votre entreprise contre la perte irréversible de données. Il est conseillé de garder deux systèmes de sauvegarde en cours d’exécution, de préférences avec un hors ligne, afin de protéger correctement la continuité de votre entreprise et d’atténuer les temps d’arrêt en cas de malheur.

Mettre à jour votre plan de reprise après une perte de données

Un autre point important qui est souvent négligé, c’est l’examen et la mise à jour de votre plan de récupération.  Il ne fait aucun doute qu’à la suite de votre migration vers le Cloud, vos processus et vos politiques vont changer, alors assurez-vous de revoir votre plan de récupération et de veiller à ce qu’elle couvre toute modification de votre infrastructure, en accordant une attention particulière à vos procédures de sauvegarde.

Nous recommandons également d’inclure les coordonnées d’une entreprise fiable de récupération de données au sein de votre plan. Vous devez être sûr que cette dernière a l’expérience pour travailler avec tout type de supports de stockage, a travaillé avec les principaux partenariats de l’industrie et est disponible 7/7 jours, 24h/24h, car une catastrophe n’attend pas entre 9h et 17h pour arriver ! Il est peu probable que vous en aillez besoin, cependant, ce plan est un peu une police d’assurance ; vous aurez l’esprit tranquille, car vous pourrez compter sur quelqu’un en cas de catastrophe et elle vous fera économiser un temps précieux en l’ayant définie à l’avance.

Planifier à l’avance

Lorsque vous passez au Cloud, il est impératif de planifier à l’avance toute éventualité. Avec toutes les fonctionnalités de productivité proposée par Office 365 et Exchange Online en particulier, il est très facile de se laisser prendre et d’oublier la récupération en cas de désastre. Cependant, grâce à ces points, vous pourrez atténuer le risque de pertes de données. Même dans le pire scénario, vous serez également en mesure de rebondir rapidement si vous devez perdre les données de votre environnement Cloud.

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