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Comment travailler en mode collaboratif sur ses documents ?

Comment travailler en mode collaboratif sur ses documents ?

Travail collaboratif en ligneDocuments en mode connecté ou déconnecté ? Gestion de versions ou simple clic & drop ? Archivage possible ou disque dur ouvert à tous les risques ? Travailler en mode collaboratif sur ses documents n’est peut-être pas aussi simple qu’il y paraît.

Depuis l’arrivée de Google Documents il y a déjà quelques années, les mentalités ont bien évolué dans la manière de travailler ensemble. Du coup, les besoins ont suivi la tendance. Le plus marquant se situe dans l’arrivée en masse de la mobilité sur de multiples supports ; ils sont censés favoriser le travail collaboratif en toutes circonstances et en tous lieux. C’est là que ça se corse.

Je me rappelle en 2009-2010 avoir discuté avec des chercheurs de l’Inria qui disaient avoir réussi à travailler à plus de 200 en simultané sur le même document partagé sous Google Docs. L’ayant éprouvé à 3 à l’époque, je trouvais cela incroyable. La prouesse était moins dans l’information qui pouvait être concrètement retranscrite dans le document par plus de 200 personnes que dans le fait d’imaginer 200 morceaux de texte pouvant être écrits simultanément en de multiples endroits dans le document. Bref, cela fonctionnait en réseau traditionnel. C’était le Cloud « à l’ancienne » qui ne permettait pas d’éditer si on n’avait pas accès à Internet.

 

A la fois plus simple et plus compliqué

Plus simple car on peut disposer du système qui permettra d’éditer ses documents en mode déconnecté. Cependant, ce dispositif devra d’une part être prévu pour fonctionner avec le terminal que vous souhaitez utiliser, et, d’autre part, être configuré pour prédéterminer le comportement que devra avoir le mode déconnecté sur l’édition du document. En effet, dans ce mode :

  • il faut que le document soit éditable en natif avec un logiciel préchargé dans la mémoire du terminal, mobile, tablette ou PC,
  • le document n’est a priori pas accessible aux autres utilisateurs qui souhaiteraient eux aussi l’éditer en même temps.

Le document déconnecté est-il une copie ? Est-il l’original unique ? Est-il une version de l’original unique ? Et si on perd l’original unique ? Quelle(s) version(s) reste-t-il ? Y a-t-il un archivage automatique des anciennes versions ? Qui gère la version ? Le serveur ou le terminal ? Y a-t-il une corbeille pour les anciennes versions ? Pourra-t-on comparer les documents « copies » ?

Dans les systèmes de travail collaboratif comme on en trouve par exemple sur Office 365 et sur Google Docs, il existe des règles qui sont établies à la création d’un document, puis lors de chacune de ses modifications ; le « versioning » est intégré à l’outil. Néanmoins, il reste que l’outil de création et d’édition du document doit être capable de travailler sur le document en mode connecté ou pas. Ajoutons qu’il ne faut pas qu’il y ait modification du format natif du fichier entre deux éditions ou deux logiciels d’édition : le versioning ne pourrait plus être fiable ou complexifierait la gestion des documents.

Pour une bonne gestion des documents en mode collaboratif dans le cadre d’usagers en mobilité, le choix du dispositif et du terminal qui sera utilisé restent des critères essentiels. Toutefois, ne pas oublier non plus la taille des documents partagés. En fonction de la configuration réseau et des accès, certains documents restent très difficiles à exploiter en mode collaboratif.

 

One Response to "Comment travailler en mode collaboratif sur ses documents ?"

  • Damcx | Pearltrees
    7 novembre 2013 - 10:08 Reply

    […] Comment travailler en mode collaboratif sur ses documents ? […]

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