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Données et gestion de l’entreprise : la mission comptable

Données et gestion de l'entreprise : la mission comptable

Quelles sont les obligations règlementaires et fiscales des comptables quant à leurs données et celles de leurs clients ? Quel archivage ? Quelle durée ? Y-at-il des formats spécifiques ? Quel délai pour leur présentation aux autorités qui en font la demande ? Toutes ces questions pratiques concernent tous les comptables et tous leurs clients. Comment envisager de changer de comptable et de ne pas pouvoir donner au nouveau cabinet les moyens de travailler avec les bilans précédents ?

Depuis la nouvelle loi de finance rectificative de 2012 (LFR 2012), l’article 14 (CGI, LPF, art. L 47 A modifié) impose que les comptabilités soient transmises à l’administration sous forme dématérialisée. Ceci est aussi bien obligatoire pour les entreprises qui confient leur comptabilité aux cabinets comptables, qu’à celles qui organisent elles-mêmes en interne leur propre comptabilité. Le manquement à la présentation de la comptabilité sous forme numérique est passible d’une amende minimale de 1500 € par exercice. Montant qui pourra être augmenté de 5 ‰ du chiffre d’affaires en cas de graves manquements !

Dans ce contexte, on peut se poser la question de l’archivage des données comptables, c’est-à-dire de toutes les pièces justificatives de l’activité qui doivent elles-aussi être dématérialisées. Ces données doivent être de nature à pouvoir prouver leur intégrité de la même manière qu’un papier peut être authentifié comme légal. Pour cela, il existe la norme de dématérialisation – de type SAE (Système d’Archivage Electronique) – des documents NF Z42-013 datant de mars 2009. Les durées de conservation des données légales des entreprises sont les mêmes en numérique que pour les documents papier archivés : 5 ans pour les bulletins de paye et les ordres de bourse, 6 ans pour les documents fiscaux, 10 ans pour toutes les pièces comptables et bancaires, 30 ans pour ce qui est des acquisitions de biens fonciers et immobiliers. Ce qui est intéressant à noter c’est que les entreprises peuvent conserver les données plus longtemps que les durées préconisées par la loi, sauf si les documents contiennent des données à caractère personnel.

Pour finir sur ce rapide panorama, les délais de remise des documents demandés par les autorités sont soumis à une date d’exigibilité indiquée sur le document portant la demande; il ne s’agit pas de ne pas être capable de fournir un document sous prétexte qu’il ne serait pas lisible ou sous un format qui ne soit supporté par aucun système d’information récent : la norme NF Z42-013 doit être respectée ou alors les documents papiers, s’ils existent, continuent de pouvoir être fournis.

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