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Gestion des données sur cartouches : un parcours du combattant pour les entreprises

Une nouvelle étude mondiale menée par Kroll Ontrack auprès de 720 administrateurs IT provenant de 7 pays différents démontre clairement que les entreprises rencontrent des difficultés dans la gestion de leurs cartouches archivées. D’après les répondants, bien qu’ils soient fréquemment sollicités par les autres départements pour le recueil de données sur cartouches, ils ne sont pas tous capables d’y parvenir.


Au total, 22% des entreprises interrogées avouent ne pas pouvoir répondre aux requêtes émanant de litiges, de réglementations ou d’autres organismes juridiques. En effet, elles ne seraient ni capable de localiser certaines données précises, ni capable d’y accéder. De plus, 30% des entreprises ne sauraient pas en détail ce qui a été stocké dans leurs archives ou leurs cartouches.

Autre découverte intéressante : une quantité très importante de cartouches, pour la plupart anciennes, sont stockées dans les locaux des entreprises. 34% des répondants déclarent stocker plus de 100 cartouches dans leurs archives. En outre, 55% des répondants doivent gérer des cartouches ayant plus de 5 ans, 34% gèrent des cartouches qui ont entre 5 à 10 ans et 21% gèrent des cartouches ayant plus de 10 ans. Si une cartouche assez âgée parvient généralement à conserver intactes les données qu’elle contient, des pertes peuvent être provoquées par des écritures ou des lectures de données successives menées par l’entreprise, des erreurs dans la procédure de stockage mais également par l’absence d’une infrastructure appropriée.

Voici les principales raisons pour lesquelles les entreprises ne sont généralement pas capables d’accéder aux données :

  • Il n’y a pas d’infrastructure en place, aussi bien logicielle que matérielle, permettant d’accéder aux données (24%),
  • Les responsables du service IT estiment qu’il est trop difficile ou chronophage d’accéder aux anciennes données, car ils doivent nécessairement installer un logiciel ou du matériel ancien tout en gardant le système opérationnel (43%),
  • L’entreprise estime que le maintien des anciennes infrastructures est trop coûteux (18%),
  • Les données sont inaccessibles car les cartouches sont trop endommagées (7%).

Certains participants à l’étude indiquent à Kroll Ontrack qu’il faut un temps considérable pour déterminer sur quelles cartouches les données recherchées sont stockées, et que pour y parvenir, il faudrait garder en activité des anciens logiciels ou matériels nécessitant trop d’efforts et de dépenses pour le service.

 

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Au final, les résultats de l’étude montrent clairement qu’il est important que les entreprises possédant des archives et des systèmes de sauvegarde vérifient la qualité des cartouches et des données qui y sont stockées pour réduire les coûts en cas d’accès aux données dans le futur. En outre, un catalogue ou une liste détaillée contenant les informations spécifiques sur les données et leur localisation précise devrait être systématiquement créé(e).

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