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Une nouvelle étude de Kroll Ontrack montre que les coûts en gestion des anciennes données sur bandes sont plus élevés que nécessaire

Kroll Ontrack vient de publier ses conclusions tirées de la deuxième édition de son enquête, effectuée à l’échelle mondiale, sur les opérations et défis associés à une bonne gestion et à un archivage efficace des bandes. L’étude a été menée aux États-Unis, au Royaume-Uni, au Canada, en Australie, en Allemagne, en Autriche, en Suisse, en France, en Italie et en Pologne, et comprenait les réponses de près de 820 spécialistes en informatique, travaillant aussi bien en entreprise qu’en tant que prestataires de services, à la fin du mois de novembre 2016. Cette étude a révélé de nombreux faits cachés sur la façon dont les personnels en informatique stockent les anciennes données au moyen de solutions de sauvegarde sur bandes.

La nouvelle étude montre de nouveau que les sociétés continuent à rencontrer des difficultés avec leurs anciennes données stockées sur de vieilles bandes de sauvegarde dans les archives. Et les défis auxquels font face les administrateurs en informatique lorsqu’on leur demande d’identifier et d’accéder rapidement à des données nécessaires, pour un usage interne ou externe, demeurent évidents : Partout dans le monde, des sociétés stockent d’énormes quantités de bandes dans leurs archives. 19 pourcent des sociétés interrogées sur le nombre de bandes contenant des anciennes données qu’elles stockent ont affirmé qu’elles détenaient plus de 100 bandes. 5 pourcent d’entre elles stockent même plus de 1000 bandes en moyenne.

Et ces bandes sont de plus en plus vieilles, près de 30 pourcent ont 10 ans ou plus, tandis que 11 pourcent d’entre elles ont plus de 20 ans. En 2015, lorsque la première enquête à ce sujet fut menée, seulement 21 pourcent avaient répondu qu’elles possédaient des bandes qui dataient de plus de 10 ans. Par ailleurs, davantage de sociétés cette année (37 pourcent) ont affirmé qu’elles ne disposaient pas des infrastructures adéquates pour accéder aux anciennes données stockées sur les bandes de sauvegarde. Il s’agit d’une forte hausse comparé aux 24 pourcent de 2015. Si l’on fait le rapprochement avec un autre résultat qui indique que 22 pourcent des sociétés ont des périodes de rétention de 20 ans ou plus, la situation est encore plus claire :

De toute évidence, il existe trois genres de sociétés types qui conservent d’anciennes données sur bandes : d’abord, les firmes qui disposent soit de systèmes de sauvegarde fonctionnels pour leurs anciennes données, soit d’autres moyens pour accéder aux fichiers dont elles ont besoin et les restaurer. Ensuite, les sociétés qui ne disposent plus des équipements ou des connaissances nécessaires pour accéder aux bandes contenant des anciennes données. Enfin, les sociétés qui peuvent accéder seulement à certaines de leurs anciennes données stockées sur bandes, par exemple lorsque la firme est entrée en possession de vieilles bandes sans l’équipement et les solutions de sauvegarde nécessaires dans le cas d’une fusion.

Garder d’anciennes solutions de sauvegardes sur bandes entièrement fonctionnelles n’est pas simple, et ceci entraîne un coût conséquent pour de nombreuses sociétés, quelle que soit leur taille. Les participants à cette enquête ont indiqué que leurs dépenses pour garder d’anciennes données accessibles, en fonction de la taille de la société, étaient comprises entre 10 000 et 1 million de dollars US et au-delà. Aux États-Unis, au Royaume-Uni, au Canada et en Australie, le nombre moyen de demandes de restauration est considérablement plus élevé par rapport aux autres pays. Ceci est dû en partie au droit commun relatif au patrimoine dans ces pays, exigeant des entreprises qu’elles remettent certaines données dans le cas de litiges juridiques, ce qui peut entraîner un grand nombre de restauration à partir des bandes contenant les anciennes données. L’enquête a montré que les sociétés américaines ont 8 fois plus de demandes à gérer chaque mois que les sociétés allemandes, autrichiennes et suisses additionnées.

La raison pour laquelle les sociétés dépensent autant chaque mois est que la majorité des sociétés n’ont pas simplement recours à une solution de sauvegarde sur bandes, mais ont recours à plusieurs ! 49 pourcent de tous les participants interrogés dans l’enquête ont recours à 2 ou 3 solutions de sauvegarde différentes, et par ailleurs 7 pourcent ont recours à 4 ou davantage en parallèle pour accéder aux anciennes données sur bandes à cause d’investigations internes impliquant des données consignées, afin de répondre aux demandes réglementaires émanant d’une agence gouvernementale ou dans le cadre d’une recherche de preuves électroniques. Outre ce fait, la majorité des sociétés (56 pourcent) utilisent des versions différentes de leurs solutions de sauvegarde – par exemple des versions différentes dans les divers sites de l’entreprise. Avec autant d’anciennes solutions encore disponibles, ceci pourrait être la raison pour laquelle 55 % ne connaissent pas le contenu de leurs bandes à un niveau détaillé et 27 % rencontrent des difficultés pour identifier les données et y accéder rapidement lorsque d’autres employés le leur demandent ou dans le cadre d’investigations externes.

Avec le recours à des solutions multiples fonctionnant en parallèle, il n’est pas étonnant que les sociétés affirment que celles-ci génèrent la plus grande partie de leurs dépenses en ce qui concerne la gestion des anciennes données sur bandes:

    1. Stockage (70 %)
    2. Maintenance (69 %)
    3. Personnel (52 %)
    4. Sécurité (42 %)
    5. Licences (38 %)

À cause de ces facteurs de dépenses, le nombre de sociétés qui affirment qu’elles souhaitent mettre fin à leurs contrats de maintenance en raison de l’importance des coûts demeure très élevé : 40 pourcent cette année par rapport à 43 pourcent en 2015. En tout état de cause, les sociétés sont conscientes du problème et souhaitent au moins se débarrasser de leurs dépenses très élevées en matière de maintenance, de personnel/employés et de licences, mais ne sont pas en mesure de le faire. Mais pour quelle raison ? L’une des explications pourrait être le fait que les sociétés redoutent qu’en mettant fin à l’une de leurs vieilles solutions de sauvegarde, elles puissent rencontrer de graves difficultés par la suite, lorsque le besoin des données se présente et doit être satisfait quoi qu’il arrive. C’est la raison pour laquelle de nombreuses firmes continuent à maintenir plusieurs solutions et/ou versions de sauvegarde.

Mais ce qu’elles ignorent, c’est qu’elles pourraient abaisser considérablement leurs dépenses en utilisant une solution unique de catalogues de bandes en ligne, ce que Kroll Ontrack, le fournisseur en services de récupération des données, leader à l’échelle mondiale, propose depuis plusieurs mois déjà. Avec l’utilisation d’Ontrack® DataAdvisor™, de nombreux générateurs de coûts seront réduits à néant. Grâce à cette solution, plus besoin de maintenir de vieilles solutions de stockage des données anciennes et les équipements qui vont avec, l’acquisition ou l’usage de supports de stockage pour opérer la sauvegarde, enregistrer, copier ou déplacer les anciennes données peuvent être grandement limités. Les membres du personnel et les employés en mesure de garder les anciens systèmes en vie et d’effectuer les restaurations à partir des bandes ne sont également plus nécessaires.

Avec une solution de catalogage en ligne pour les sauvegardes sur bandes, non seulement les générateurs de coûts sont éliminés pour de bon, mais la tâche est également grandement simplifiée pour les employés responsables de la gestion des bandes de sauvegarde et de la disponibilité des informations à des fins internes et externes. Avec DataAdvisor™, les trois raisons les plus récurrentes dans la nouvelle enquête pour lesquelles le contenu se trouvant sur les bandes n’est pas connu disparaissent également :

  1. Accéder aux contenus se trouvant sur les bandes ou les lire est trop difficile et/ou prend trop de temps (52 %)
  2. Les infrastructures (matérielles ou logicielles) permettant de lire les contenus des bandes ne sont plus disponibles (38 %)
  3. Préserver les anciennes infrastructures permettant d’accéder aux contenus sur les bandes ou de les lire est trop coûteux (31 %)

Avec une solution de portail web facile à utiliser telle que DataAdvisor™, les employés peuvent identifier rapidement les données nécessaires, en l’espace de quelques minutes. Les données souhaitées peuvent alors être marquées afin d’être restaurées par Kroll Ontrack à une heure et à une date convenues. Les délais, qui peuvent être d’une importance critique lorsqu’il est question de litiges juridiques, seront ainsi respectés. Et ceci pour un coût infime comparé à vos anciennes solutions !

Obtenez davantage d’informations sur la nouvelle Enquête Kroll Ontrack, ainsi que ses Services de Bandes en vous rendant sur https://www.ontrack.fr/.

 

Copyright de l’image : Kroll Ontrack GmbH, Allemagne

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