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Synchronisation des données stockées et versioning

Synchroniser les données stockées sur un appareil vers un autre relève souvent de la gageure à la fois pour savoir quel outil utiliser pour quelle application, et comment s’en servir. La gestion des versions de documents ajoute à cela d’autres problématiques. Panorama.

Quels genres de problématiques peut-on rencontrer lorsque l’on veut synchroniser des données ? La plupart du temps, l’idée est toute bête : savoir disposer des mêmes informations sur un ordinateur ou un autre à un instant t. Il y a plusieurs cas. La synchronisation de données variées affectées à un logiciel comme par exemple la synchronisation des agendas, messages et autres tâches d’un Smartphone, et la synchronisation de documents biens précis gérés cas par cas par des logiciels bien spécifiques : traitement de texte, tableur, logiciel de retouche d’images, CAO, etc.

Dans cet article, nous nous focalisons sur les documents à part entière. Dans ce cas précis, la synchronisation doit permettre de retrouver les mêmes documents et la même version à un instant t, sur chacun des ordinateurs que l’on utilise. Ceci quel que soit le dernier ordinateur utilisé pour les éditer. A ce prérequis s’ajoute celui qui consiste à pouvoir retrouver une ancienne version lorsqu’il y a eu des évolutions importantes. Cette dernière question est souvent simple à gérer manuellement en sauvegardant des documents avec une nomenclature précise dans le nom du fichier.

Pour ce qui est de la synchronisation en elle-même, le plus professionnel est d’exploiter un serveur chargé de stocker les fichiers originaux;  il les met à disposition d’un ou plusieurs utilisateurs autorisés qui peuvent y accéder d’où ils souhaitent avec l’ordinateur de leur choix. Dans ce cas toutefois, la gestion des versions de documents est plus critique car il n’est pas dit que si plusieurs personnes accèdent au même document, elles aient la même méthode de gestion des versions. Une utilisation sur serveur peut nécessiter un versioning intermédiaire automatisé; il permettra de récupérer des versions de documents qui n’auraient pas été sauvegardées correctement. Ces types de fonctionnement avec serveur fonctionnent aussi bien en mode client/serveur classique qu’en Cloud (en SaaS ou en PaaS); le tout étant d’avoir mis en place le système. Le dispositif Dropbox est l’exemple du répertoire partagé comme celui d’un serveur, en revanche il n’est pas possible d’y intégrer une option de versioning comme c’est en revanche le cas avec Office 365.

Synchronisation sans serveur

Pour les solutions sans serveur, il y a la solution manuelle avec le disque dur externe ou la clé USB, voire la recopie fastidieuse d’un dossier à jour vers un dossier qui ne l’est pas. Bienheureusement, il y a mieux : la solution automatisée par un logiciel de synchronisation. Dans le monde d’Apple il y a des solutions de synchronisation comme iTunes, capable de gérer la synchronisation d’informations multimédia et applicatives entre un iPad/iPhone/iPod et un PC ou Mac. Il y a également iCloud qui peut servir en couplage avec iTunes, ou pas; iCloud étant à usage personnel et familial. Dans d’autres environnements comme Windows, les synchronisations sont variées. Microsoft propose la synchronisation multimédia via le Lecteur Windows Media. Pour les smartphones, dans la plupart des cas, il existe des logiciels de synchronisation fournis;  pour les Windows Phone il y a l’application Windows Phone pour PC ou pour Mac. Dans le monde Android et notamment avec Samsung, il existe Kies Air et Samsung Kies, etc.

Synchronisations de dossiers

Pour les synchronisations de fichiers et dossiers sous Windows, il faut commencer par disposer d’un logiciel de synchronisation qui fonctionne sous Windows comme par exemple Allway Sync (la version gratuite permet déjà de faire pas mal de choses) ou FreeFileSync, gratuit. Il y a aussi des solutions payantes. Avec ces logiciels, vous avez trois cas principaux d’utilisations. Le premier consiste à synchroniser des dossiers d’un PC avec une clé USB ou un disque externe. Ce cas peut se transformer en second cas si le disque externe ou la clé USB est ensuite synchronisée avec un second PC avec le même logiciel et les mêmes critères. Le troisième cas est d’utiliser directement deux PC reliés en réseau soit par le Wifi ou le câble Ethernet au travers d’une box par exemple ; les dossiers partagés de chacun des PC peuvent être prévus pour être synchronisés via le réseau.

Réflexion avant tout !

Avec les usages en mobilité par mobile, tablette, phablet ou ordinateur portable nécessitant une synchronisation des données avec un ou plusieurs autres ordinateurs, il est nécessaire d’avoir une réflexion poussée sur le nombre d’usagers, les applications, la taille des dossiers et les modes de synchronisation. Un véritable projet.

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