Synchronisation Cloud, une garantie pour ses données ?

Le Cloud entend synchroniser dynamiquement un appareil avec les données de l’utilisateur rien qu’avec une adresse mail et un mot de passe. De quelle synchronisation parle-t-on ?

Encore le Cloud direz-vous ! Oui. Le sujet de la synchronisation des données n’est déjà pas une mince affaire alors quand on y ajoute le Cloud, il faut bien comprendre de quoi il retourne. Car c’est bien de cela qu’il s’agit.

Pour les particuliers, le service iCloud d’Apple est typiquement un service de synchronisation de données par le Cloud. Ce qui est intéressant dans le concept d’iCloud, c’est de permettre à l’utilisateur de choisir de synchroniser des types de données modulées en fonction du type de terminal que peuvent être un MacBook, un PC, un iPhone, un iPad ou autre. Par exemple, deux ou trois de ces appareils peuvent tous synchroniser les contacts tandis que seulement deux synchroniseront les photos. L’intérêt peut être de réserver plus de place pour la musique sur un appareil et plus pour les photos sur d’autres. Le tout, c’est que l’espace payé sur le serveur, l'abonnement payant iCloud, ait la capacité de tout contenir (par défaut, Apple offre un espace gratuit de 5 Go).

Donc en résumé, pour iCloud, on comprend vite qu’il existe un emplacement unique quelque part sur un serveur qui regroupe l'ensemble des données de chaque appareil que l’on a bien voulu synchroniser.

La synchronisation Cloud est-elle une garantie pour ses données

Dans une certaine mesure oui, mais pas tant que cela. En effet, si un des appareils décide par exemple d’effacer les données synchronisées de type photos, elles disparaissent sur le serveur iCloud. Elles disparaissent donc de tous les appareils synchronisés sur ce sujet. S’il n’y a pas eu de « vraie » sauvegarde du contenu iCloud au sens sauvegarde, c'est-à-dire un vrai fichier qui mémorise l’état de toutes les données de type photo, contacts, etc. à un instant T, l’effacement des données depuis un « terminal » est définitif puisque non récupérable.

Sans être alarmiste, il s’agit aussi pour l’utilisateur de garder précieusement ses identifiants Apple et le mot de passe ; quelqu’un de mal intentionné pourrait décider de se connecter à vos données et d’en faire ce qui bon lui semble. Un iPad entre les mains des enfants, sans protection suffisante, peut faire disparaître les données sans que les enfants aient voulu mal faire. Une sauvegarde des données d'iCloud dans un mode sauvegarde est impératif puisqu'il ne pourra pas être effacé par mégarde dans la synchronisation. En revanche, il augmente le tarif puisque les données existent sous deux formes redondantes.

Et dans le monde professionnel ?

Dans le monde professionnel, la problématique est la même. Mais les options de l’administrateur des données de l’ensemble des utilisateurs ne le sont pas. L’administrateur d’un service comme Office 365 de Microsoft, par exemple, est capable d'aller jusqu'à gérer la rétention des données d’une ou plusieurs boîtes mail, y compris si l’utilisateur a réellement décidé de supprimer des mails. Cette fonction très poussée n'est généralement exploitée que dans le cas où la rétention de données est activée contre les litiges. La corbeille non vidée suffit en effet très souvent à récupérer les informations.

De quelles garanties les professionnels peuvent-ils alors bénéficier pour leurs données dans le cadre de synchronisations ? Tout dépend des fonctions disponibles, de l'administrateur, de la politique de l'entreprise concernant les données. L'avantage de la synchronisation est de disposer de la faculté de les exploiter depuis plusieurs terminaux différents dans tous les cas de la vie professionnelle. Ce qu'il ne faut pas oublier, et notamment pour les mails, ce sont des options spécifiques au serveur, mais quoi qu'il arrive, la sauvegarde des données reste fondamentale, qu'elle soit sur le Cloud et/ou sur un serveur bien identifié.

Synchronisation des données stockées et versioning

Synchroniser les données stockées sur un appareil vers un autre relève souvent de la gageure à la fois pour savoir quel outil utiliser pour quelle application, et comment s'en servir. La gestion des versions de documents ajoute à cela d'autres problématiques. Panorama.

Quels genres de problématiques peut-on rencontrer lorsque l'on veut synchroniser des données ? La plupart du temps, l'idée est toute bête : savoir disposer des mêmes informations sur un ordinateur ou un autre à un instant t. Il y a plusieurs cas. La synchronisation de données variées affectées à un logiciel comme la synchronisation des agendas, messages et autres tâches d'un Smartphone, et la synchronisation de documents bien précis gérés cas par cas par des logiciels bien spécifiques : traitement de texte, tableur, logiciel de retouche d'images, CAO, etc.

Nous nous focalisons ici sur les documents à part entière. Dans ce cas précis, la synchronisation doit permettre de retrouver les mêmes documents et la même version à un instant t, sur chacun des ordinateurs que l'on utilise. Ceci quel que soit le dernier ordinateur utilisé pour les éditer. À ce prérequis s'ajoute celui qui consiste à pouvoir retrouver une ancienne version lorsqu'il y a eu des évolutions importantes. Cette dernière question est souvent simple à gérer manuellement en sauvegardant des documents avec une nomenclature précise dans le nom du fichier.

Pour ce qui est de la synchronisation en elle-même, le plus professionnel est d'exploiter un serveur chargé de stocker les fichiers originaux ;  il les met à disposition d'un ou plusieurs utilisateurs autorisés qui peuvent y accéder d'où ils souhaitent avec l'ordinateur de leur choix. Dans ce cas toutefois, la gestion des versions de documents est plus critique, car il n'est pas dit que si plusieurs personnes accèdent au même document, elles aient la même méthode de gestion des versions. Une utilisation sur serveur peut nécessiter un versioning intermédiaire automatisé ; il permettra de récupérer des versions de documents qui n'auraient pas été sauvegardées correctement. Ces types de fonctionnement avec serveur fonctionnent aussi bien en mode client/serveur classique qu'en Cloud (en SaaS ou en PaaS) ; le tout étant d'avoir mis en place le système. Le dispositif Dropbox est l'exemple du répertoire partagé comme celui d'un serveur, en revanche il n'est pas possible d'y intégrer une option de versioning comme c'est en revanche le cas avec Office 365.

Synchronisation sans serveur

Pour les solutions sans serveur, il y a la solution manuelle avec le disque dur externe ou la clé USB, voire la recopie fastidieuse d'un dossier à jour vers un dossier qui ne l'est pas. Bienheureusement, il y a mieux : la solution automatisée par un logiciel de synchronisation. Dans le monde d'Apple il y a des solutions de synchronisation comme iTunes, capable de gérer la synchronisation d'informations multimédia et applicatives entre un iPad/iPhone/iPod et un PC ou Mac. Il y a également iCloud qui peut servir en couplage avec iTunes, ou pas; iCloud étant à usage personnel et familial. Dans d'autres environnements comme Windows, les synchronisations sont variées. Microsoft propose la synchronisation multimédia via le Lecteur Windows Media. Pour les smartphones, dans la plupart des cas, il existe des logiciels de synchronisation fournis;  pour les Windows Phone il y a l'application Windows Phone pour PC ou pour Mac. Dans le monde Android et notamment avec Samsung, il existe Kies Air et Samsung Kies, etc.

Synchronisations de dossiers

Pour les synchronisations de fichiers et dossiers sous Windows, il faut commencer par disposer d'un logiciel de synchronisation qui fonctionne sous Windows comme par exemple Allway Sync (la version gratuite permet déjà de faire pas mal de choses) ou FreeFileSync, gratuit. Il y a aussi des solutions payantes. Avec ces logiciels, vous avez trois cas principaux d'utilisations. Le premier consiste à synchroniser des dossiers d'un PC avec une clé USB ou un disque externe. Ce cas peut se transformer en second cas si le disque externe ou la clé USB est ensuite synchronisée avec un second PC avec le même logiciel et les mêmes critères. Le troisième cas est d'utiliser directement deux PC reliés en réseau soit par le Wifi ou le câble Ethernet au travers d'une box par exemple ; les dossiers partagés de chacun des PC peuvent être prévus pour être synchronisés via le réseau.

Réflexion avant tout !

Avec les usages en mobilité par mobile, tablette, phablet ou ordinateur portable nécessitant une synchronisation des données avec un ou plusieurs autres ordinateurs, il est nécessaire d'avoir une réflexion poussée sur le nombre d'usagers, les applications, la taille des dossiers et les modes de synchronisation. Un véritable projet.

Synchro iCloud : IOS 8 sauve la mise !

iCloud est le Cloud selon Apple. Son mode de fonctionnement s'adresse au particulier, voire au mode d'utilisation familial. Certainement pas au professionnel. Toutefois, même dans le monde de l'usage familial, quelles conséquences sur de mauvais usages de la synchronisation iCloud ? Heureusement, avec IOS 8, il y a des changements !

D'un coup, vous constatez que des photos se retrouvent sur l'iPad du salon ou l'iPod de votre petit dernier (tout comme les messages iMessage que vous aviez pourtant pensé envoyer en SMS, mais cela ne dépend pas d'iCloud). Vous n'aviez pas prévu le coup, vous n'êtes pas trop dans la technique, et même si ce n'est pas forcément gênant quand cela arrive, vous avez peut-être frôlé la catastrophe; certains de vos amis vous envoient parfois des images "pour s'amuser", et elles sont plutôt à classer dans la rubrique adultes. C'est un peu le thème du film "Sex Tape" avec Cameron Diaz.

Le Cloud est-il à ce point dangereux ?

La synchronisation iCloud consiste à synchroniser des données entre plusieurs appareils de la marque, qui peuvent échanger par le réseau Internet. Cela peut se passer en 3G, en 4G, en WiFi, etc. Le principe d'iCloud c'est déjà de configurer le même compte servant d'Apple ID sur chaque appareil que l'on souhaite synchroniser. Etant donné que la plupart du temps, quand il s'agit de synchroniser l'iPod du petit dernier, c'est pour lui offrir une musique sur iTunes, vous n'y voyez rien de mal puisque de toute façon il n'a pas de Carte Bleue. Le mot de passe reste secret et c'est vous qui l'entrerez quand il s'agira de valider l'achat.

Donc, lorsque vous avez configuré votre compte sur l'ensemble des appareils, vous accédez aux réglages et décidez des synchronisations voulues entre chacun d'entre eux. Vous pouvez décider de ne synchroniser que certaines données; par exemple sur l'iPad, l'iPhone et le PC (ou Mac), la musique, les photos et vidéos, sur l'iPod, juste les musiques. Vous allez aussi pouvoir utiliser iCloud pour l'excellente fonction permettant la localisation de l'appareil Apple sur lequel vous l'avez activé de façon à pouvoir le retrouver en cas de perte. Les partages à activer dépendent des applications que vous avez installées ou que vous souhaitez partager dans celles que vous utilisez sur votre appareil Apple.

Vous comprendrez facilement que dans cette configuration d'usage, les partages sont relativement ouverts et sans grand contrôle si vous n'avez pas pensé de façon claire et précise chacun d'entre eux. Avec IOS 8 arrivé avec la génération d'iPhone 6, compatible avec les iPhone 5, Apple a enfin décidé de proposer une alternative : iCloud intègre le partage familial (voir illustration) permettant d'associer plusieurs personnes de la famille dans un même compte iCloud mais en leur donnant des rôles différents. La problématique devrait s'arranger, mais quid d'iMessage ?