La récupération du courrier électronique doit être pensée et identifiée comme élément clef des plans de reprise d’activité après un sinistre. Toute entreprise, quelle que soit sa taille doit savoir mesurer et évaluer les impacts d’un sinistre sur les éléments essentiels de l’entreprise et prévoir les mesures à mettre immédiatement en place.

L’email est devenu le nerf de la guerre des sociétés. Les entreprises sont plus dépendantes de leurs email que de tout autre moyen de communication ou autres outils de travail. Ces données, souvent enregistrées sur le serveur Microsoft Exchange, sont utilisées dans tous les aspects de la vie de l’entreprise, communications internes, contacts commerciaux, facturation et toute prise de décision managériale. Une entreprise ne peut plus se passer de ses emails, tout comme elle ne pourrait plus se passer de téléphone et d’électricité. Le courrier électronique augmente la productivité des employés, mais c’est également le moyen de communication le plus économique. De plus, les nouvelles législations nécessitent de bien maîtriser l’archivage des documents électroniques. Les secteurs particulièrement concernés sont les professions juridiques, financières et, plus généralement, toute société qui propose le courrier électronique comme mode de communication avec l'extérieur.

Anticiper la perte de données

La récupération du courrier électronique doit être pensée et identifiée comme élément clef des plans de reprise d’activité après un sinistre – Toute entreprise, quelle que soit sa taille doit savoir mesurer et évaluer les impacts d’un sinistre sur les éléments essentiels de l’entreprise (capital humain et immobilier, fournitures de bureaux, systèmes informatiques) et prévoir les mesures à mettre immédiatement en place.

Redémarrer rapidement ses infrastructures technologiques est souvent la priorité à la suite d’un sinistre. Les salariés ont besoin d’accéder à leurs documents électroniques, et en particulier aux emails pour assurer la continuité de l’activité.

Les sauvegardes peuvent être une bonne solution si on veut totalement reconstruire son serveur. Mais ce n’est pas la méthode la plus rapide pour restaurer les données. De plus les méthodes traditionnelles de sauvegardes ne contiennent pas les données les plus récentes ou peuvent tomber en panne. Des solutions de récupération de données plus performantes sont souvent nécessaires.

Récupérer le courrier électronique en toute facilité

Lorsqu’un serveur Exchange tombe en panne, les accès aux boites à lettres électroniques sont interrompus jusqu'à ce que les éléments soient restaurés à partir d’une sauvegarde précédente. Les bandes magnétiques, du fait de leur grande capacité de stockage, ont souvent été privilégiées comme media de sauvegarde. Mais la tendance actuelle est de privilégier les solutions de récupération, plus rapides et efficaces que les restaurations de données depuis des sauvegardes précédentes.

La nature de l’accès séquentiel aux données peut rendre fastidieuse la restauration depuis une bande magnétique. Une stratégie alternative plus simple et plus rapide est de sauvegarder le serveur Exchange sur disque. Ce procédé est facile à implémenter et correspond aux recommandations du guide d’utilisation de MS Exchange 2000. Une fois la sauvegarde sur le disque réalisée, les administrateurs peuvent réaliser une sauvegarde du fichier sur un site extérieur. Ceci rend la récupération plus facile dans les cas où la sauvegarde est mauvaise ou en partie manquante. Sauvegarder sur disque rend également la restauration plus rapide car la sauvegarde disque peut être directement lue, et l’administrateur n’a pas besoin de rapatrier de media archivé depuis un site extérieur.

Les deux méthodes traditionnelles pour restaurer des données Exchange, sont de soit remonter un Serveur Exchange pour pouvoir lire des fichiers .edb afin récupérer les fichiers pst (des boites aux lettres) ; soit de procéder à des sauvegardes régulières en Brick-levels, boites par boites ce qui nécessite beaucoup de temps et surtout d’énormes espaces de stockage.

Quelle que soit la méthode ou le support (bande magnétique ou disque), le fichier .edb doit être monté sur un serveur Exchange pour pouvoir être lu. Ceci impose à l’administrateur de passer de nombreuses heures à construire un serveur de récupération – ce qui nécessite que le courrier soit réimporté séparément dans Exchange ou Outlook. Ontrack PowerControls est une solution logicielle innovante qui permet d’éviter cela. PowerControls sait lire les fichiers edb et est capable de restaurer à tout les niveaux, boites aux lettres, messages, pièces jointes, éléments de calendrier..etc. depuis des fichiers .ebd non montés sur le disque de sauvegarde De plus PowerControls peut copier le nouveau courrier depuis le fichier .edb en panne sur un nouveau serveur pour éviter toute nouvelle perte du nouveau courrier depuis la dernière sauvegarde. PowerControls peut d’extraire des données depuis des bandes magnétiques, mais il est beaucoup plus rapide si l’administrateur peut éliminer cette étape en ayant des sauvegardes sur disque afin que la restauration se fasse directement depuis celles-ci. PowerControls a un bon nombre d’avantages pour les utilisateurs.

  • réduit le temps nécessaire à la restauration d’une boîte aux lettres individuelle,
  • réduit la taille de l’espace de stockage et les coûts nécessaires au stockage et à l’archivage des sauvegardes,
  • réduit le temps nécessaire à la sauvegarde de la base d’informations,
  • réduit le temps de recherche des E-Mails qui répondent à des combinaisons de critères : mots-clés, utilisateurs spécifiques, objet et date,
  • supprimez le temps de sauvegarde d’une boîte aux lettres spécifique.

Récupération incomplète ou données corrompues

Bon nombre d’entreprises ont des plans de sauvegardes des données mis en place par le département informatique pour assurer le bon fonctionnement et la continuité d’activité de l’entreprise. Cependant, ces procédures ne sont pas sans inconvénients. Les systèmes de sauvegarde doivent être exécutés de manière régulière. Cela signifie transporter les données vers une location différente de l’endroit des données originales. Une fois en place, des tests doivent être régulièrement menés pour maintenir leur intégrité et assurer un fonctionnement normal. Beaucoup de sociétés n’ont pas le temps ou les ressources pour réaliser ces longues procédures. De plus, des fichiers peuvent manquer parce que le système peut ne pas mettre à jour toutes les données et que des données corrompues peuvent être sauvegardées et non reconnues jusqu'à une tentative de restauration. Dans ce cas, la récupération reviendra à reconstruire un serveur depuis zéro.

Mais lorsqu’une reconstruction est nécessaire et que la récupération des boites à lettre électroniques n’est plus possible, la récupération des données, elle, est possible. Une autre forme de récupération de données est de les récupérer depuis une source corrompue – (défaillance du logiciel ou dommages physiques) en localisant les fichiers sur le disque dur et en recréant la structure du fichier. Par rapport à une reconstruction depuis zéro, la récupération de données est une solution beaucoup plus rapide et économique. Alors que les sauvegardes ne peuvent recouvrir que les copies de sauvegardes les plus récentes, la récupération retrouve les fichiers originaux les plus récents. Cette distinction a de l’importance car une sauvegarde peut prendre plusieurs heures.

Protéger son entreprise

Même si les sauvegardes sont endommagées ou inexistantes, la récupération des données peut sauver la mise. Il est commun de penser que les données ne peuvent pas être récupérées après un sinistre. En réalité, les technologies modernes peuvent récupérer et restaurer des données depuis n’importe quelles situations, même les plus critiques, en seulement quelques heures.

Chute d’un ordinateur, catastrophe naturelle, virus…, la récupération des données est toujours possible, même lorsque la situation semble désespérée. En fait, la meilleure préparation à une catastrophe est d’identifier un prestataire de récupération de données capable de déterminer rapidement la meilleure solution possible.

Si un système ne démarre plus, qu’un logiciel ne répond plus ou que le matériel est endommagé, dans la majorité des cas, les données sont récupérables. Alerter des experts immédiatement est le meilleur moyen de favoriser la récupération rapide de ses données. En établissant une relation privilégiée avec un prestataire de récupération de données fiable et réputé, une société peut gagner du temps et de l‘argent. Plus important encore, cette relation permet d’être plus serein et d’assurer au mieux la continuité et la santé de son entreprise.

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